Persoonsgegevens:
Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Persoonsregistratie:
Een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende
herleidbare persoonsgegevens die langs geautomatiseerde weg worden gevoerd of met het
oog op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systematisch is aangelegd.
Verantwoordelijke:
Degene die zeggenschap heeft over de persoonsregistratie en die de registratie voert.
Bewerker:
Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt zonder
rechtstreeks aan zijn gezag te zijn onderworpen.
Derde:
Eenieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die
onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om
persoonsgegevens te verwerken.
Betrokkene:
De cliënt wiens persoonsgegevens in de persoonsregistratie van de betreffende instelling zijn
opgenomen.
I. BEGRIPSBEPALINGEN Instellingen:
Zorgverlener:
De beroepsbeoefenaar die de directe zorg verleent aan de cliënt.
Verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie:
Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene
aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
College bescherming persoonsgegevens:
Het college, ingesteld bij artikel 51 Wet Bescherming Persoonsgegevens [in het
hiernavolgende aangeduid als WBP].
Bestand:
Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens
gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat
volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.
II. DOEL VAN DE REGISTRATIE
1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en
zorgvuldige
2. wijze verwerkt;
2. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien
-de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;
-de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst
waarbij de betrokkene partij is of voor het nemen van precontractuele maatregelen
naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die noodzakelijk zijn voor het
sluiten van een overeenkomst;
-de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen
waaraan de verantwoordelijke onderworpen is;
-de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de
betrokkene;
-de gegevensverwerking noodzakelijk is in verband met de behartiging van het
gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de
gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en
vrijheden van de betrokkene, en in het bijzonder het recht op bescherming van de
persoonlijke levenssfeer prevaleert;
-het systematisch kunnen beschikken over de gegevens noodzakelijk is voor het
verlenen van verantwoorde cliëntenzorg;
-het bijdraagt aan het kunnen verantwoorden en reconstrueren van reeds verleende
zorg;
-het dient ter bewaking, toetsing en verbetering van de kwaliteit van de zorgverlening
door de instelling.
III. CATEGORIËN VAN PERSONEN OVER WIE DE GEGEVENS IN DE REGISTRATIE WORDEN
OPGENOMEN
De registratie bevat gegevens over cliënten aan wie zorg wordt verleend of voor wie zorg
wordt bemiddeld.
IV. SOORTEN VAN GEGEVENS DIE IN DE REGISTRATIE WORDEN OPGENOMEN EN DE WIJZE
WAAROP DEZE WORDEN VERKREGEN
De gegevens die in de registratie worden opgenomen hebben hoofdzakelijk betrekking op de
persoon van de cliënt, diens zorgbehoefte, de verleende zorg en de administratieve en
financiële afwikkeling daarvan. Meer in het bijzonder gaat het om de volgende gegevens.
-Identificatienummer (BSN);
-Personalia [NAW, geboortedatum, geslacht];
-Huisarts;
-Zorganamnese;
-Zorgplan;
-Rapportage uitvoering van de zorg en observatie;
-Eigen verklaring van de cliënt omtrent de vastgelegde gegevens;
-Tijdregistratie;
-Boekhoudkundige gegevens. Behoudens het identificatienummer worden alle
gegevens rechtstreeks van, en in samenspraak met, met toestemming, of middels
observatie van de cliënt verkregen of hiervan afgeleid. Het identificatienummer
wordt toegekend door de verantwoordelijke. Voornoemde gegevens zijn terzake
doend en niet bovenmatig alsmede in overeenstemming met het hiervoor bepaalde
in artikel
V. DE GEVALLEN WAARIN OPGENOMEN GEGEVENS WORDEN
VERWIJDERD OF VERNIETIGD
1. Cliëntengegevens worden tot 10 jaar na registratie
bewaard. Daarna worden zij vernietigd behoudens de bij wet geregelde
uitzonderingen;
2. Wanneer een cliënt schriftelijk verzoekt zijn gegevens [deels] te
vernietigen binnen de gestelde bewaartermijn van 10 jaar wordt hier, naar verificatie
door de verantwoordelijke bij de cliënt, zo spoedig als mogelijk doch binnen 3
maanden aan voldaan, behoudens de bij wet geregelde uitzonderingen. Het verzoek
tot vernietiging wordt bewaard. Hierop wordt de datum van verificatie en van
vernietiging vermeld.
VI. DE SOORT GEGEVENS EN DE CATEGORIËN VAN PERSONEN OF INSTANTIES WAARAAN
GEGEVENS UIT DE REGISTRATIE WORDEN VERSTREKT
1) Als regel mogen slechts gegevens aan andere personen en rechtspersonen
worden verstrekt wanneer de cliënt daarmee heeft ingestemd. Niettemin zijn er
andere personen en instanties die ingevolge hun taak of functie bepaalde gegevens
mogen ontvangen. U kunt hierbij denken aan uitvoeringsinstanties of de inspectie
voor de gezondheidszorg. De instellingen verstrekken uit de persoonsregistraties
slechts gegevens aan personen die in gevolge hun taak die gegevens mogen
ontvangen, met dien verstande dat een zodanige verstrekking slechts geschiedt voor
doeleinden die met het doel van de persoonsregistratie verenigbaar zijn. In de regel
betreft dit; een informatie voor bevoegde medewerkers die bij de cliënt werkzaam
zijn en die de gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
2) Persoonsgegevens zijn kwantitatieve gegevens voor instanties met een
publiekrechtelijke taak.
3) Gegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek op het
gebied van de volksgezondheid, doch slechts indien voorafgaande toestemming is
gevraagd en met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek is voorzien in
zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de cliënt niet onevenredig
wordt geschaad of het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het
onderzoek in redelijkheid niet kan worden verlangd en de instelling er zorg voor
heeft gedragen dat de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat de herleiding
tot individuele natuurlijke personen wordt voorkomen. Verstrekking overeenkomstig
het hier gestelde is slechts mogelijk indien het onderzoek een algemeen belang dient
en niet zonder de betreffende gegevens kan worden uitgevoerd en voor zover
betrokken cliënt tegen vestrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt;
4) Gegevens kunnen worden verstrekt aan derden wanneer zulks is vereist in
gevolge een wettelijk voorschrift.
5) In de overige gevallen is voor de verstrekking van persoonsgegevens uit de
registratie aan derden de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van cliënt vereist.
6) Verstrekking blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of
wettelijke voorschrift geheimhouding geboden is;
7) De verantwoordelijke legt verstrekking van gegevens uit de persoonsregistratie
vast, tenzij hij redelijkerwijze kan aannemen dat de geregistreerde daarbij geen
belang heeft.
VII. RECHTSTREEKSE TOEGANG TOT DE REGISTRATIE
Per deeladministratie hebben met inachtneming van het bepaalde in artikel 12 Wet
Bescherming Persoonsgegevens de navolgende personen rechtstreeks toegang:
1. De verantwoordelijke voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van diens taak;
2. De bewerker voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van diens taak;
3. De derde voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van diens taak. De zorgverlener heeft bijvoorbeeld alleen rechtstreekse toegang tot de gegevens van de cliënte aan wie hij
zorg levert;
4. De cliënt waaraan diensten worden verleend voor wat betreft zijn zorgdossier.
VIII. VERBANDEN TUSSEN DE GEGEVENSVERZAMELING EN ANDERE
GEGEVENSVERZAMELINGEN
Er bestaan de volgende verbanden tussen de gegevensverzameling van instellingen en
andere gegevensverzamelingen:
1. Personalia cliënte, kwantitatieve zorggegevens [registratie uren verleende zorg] en de
registratie van instituten met een publiekrechtelijke taak.
2. Personalia cliënte, kwantitatieve zorggegevens en de externe boek-houding.
IX. RECHTEN VAN GEREGISTREERDE EN HUN WETTELIJKE VERTEGENWOORDIGERS
1. De geregistreerde of diens bevoegde vertegenwoordiger ontvangen bij aanvang van de
zorgrelatie schriftelijk te mededeling dat persoonsgegevens over hem worden vastgelegd in
de registratie indien daarvoor toestemming wordt verleend. Een afschrift van dit reglement
zal op eerste verzoek aan de cliënt worden verstrekt.
2. De geregistreerde of diens bevoegde vertegenwoordiger hebben recht op inzage in, en
een afschrift van, de over hem vastgelegde gegevens. Hiertoe dient de geregistreerde of
diens vertegenwoordiger het verzoek te richten aan de verantwoordelijke. De
verantwoordelijke maakt een afspraak op welke datum en tijdstip de gegevens kunnen
worden ingezien. Voor een afschrift worden geen kosten in rekening gebracht.
3. Op verzoek van de cliënt of diens bevoegde vertegenwoordiger worden gegevens
aangevuld, worden foutieve gegevens verwijderd en/of verbeterd.
4. Op verzoek van cliënte of diens bevoegde vertegenwoordiger wordt een eigen
verklaring omtrent de vastgelegde gegevens aan het dossier toegevoegd.
X. HOOFDLIJNEN ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE REGISTRATIE
1. De personalia van de cliënt zijn ingevoerd in een pc of in een systematisch toegankelijke
handmatige registratie. Deze bevindt zich op het kantoor van de instellingen. Invoering en
mutatie zal door de verantwoordelijke gebeuren of diens plaatsvervanger. Het kantoor is
afsluitbaar.
2. Het zorgdossier van de cliënt waaraan zorg wordt verleend bevinden zich ten huize van
cliënt. De rapportage van de verleende zorg wordt bijgehouden door de zorgverleners. Het
zorgdossier van de cliënt waaraan geen zorg meer verleend wordt, bevinden zich in het
kantoor van de instelling in een afsluitbare archiefkast. De sleutel berust bij de houder of
diens plaatsvervanger.
3. De urenregistratieformulieren worden ingevuld door de medewerkers en ondertekend
door de cliënt en periodiek ingeleverd bij de instelling. De daarvoor aangewezen functionaris
of diens plaatsvervanger controleert de formulieren en verwerkt de gegevens en de
declaraties.
